Steeds meer organisaties hebben de afgelopen jaren ervoor gekozen om een volledig handmatig factuurverwerkingsproces te digitaliseren. In dit blog leggen we uit hoe u van een 'klassiek' digitaal proces naar een volledig geautomatiseerd proces toewerkt.
De ‘klassieke’ digitale factuurverwerking
Ondanks dat er nog grote aantallen organisaties zijn die factuurverwerking handmatig doen, mogen we toch wel spreken van een ‘klassiek’ digitale factuurverwerkingsproces versus een geoptimaliseerd factuurverwerkingsproces. Sinds 2009, toen digitale factuurverwerking echt begon op te komen, zijn de mogelijkheden steeds uitgebreider geworden. Behalve het proces van factuurverwerking, kan het hele purchase to pay proces worden geautomatiseerd.
De meeste organisaties die het purchase to pay proces automatiseren, starten met factuurverwerking. Een hele logische en verstandige keuze, want daar behaalt u ook het snelst, het meeste resultaat mee. Andere processen zijn wat ingrijpender om te automatiseren, omdat het om een procesverandering vraagt. Bij factuurverwerking ligt de focus in de meeste gevallen op het automatiseren van het bestaande proces, oftewel: het overnemen van het proces zoals u dat gewend bent, maar dan in een digitale workflow. Dus richt men de oplossing in voor facturen per post, als pdf bijlage in een e-mail en bestanden zoals XML en UBL.
Toch nog handwerk
Dit digitale factuurverwerkingsproces brengt nog wel handmatig werk met zich mee. U scant de papieren facturen, vervolgens moeten die scans - en alle pdf facturen die u per e-mail ontvangt met een OCR oplossing afgelezen worden om daarmee zo goed mogelijk de data in de software te krijgen.
Hier heeft u altijd nog wel wat handwerk aan, een scan en herken oplossing is namelijk nooit 100% foutloos, dus moet iemand de herkende gegevens nalopen om vervolgens de facturen verder te kunnen verwerken.
En waar handwerk mee gemoeid is, worden fouten gemaakt en gaan processen minder snel. Komt u van een volledig handmatig factuurverwerkingsproces af, dan is de efficiëntieslag al enorm groot, maar dat geeft ook gelijk de mogelijkheid om de tijd te nemen om te onderzoeken waar nog verbeterslagen gemaakt kunnen worden. Tijd om te kijken naar de mogelijkheden van e-facturatie bijvoorbeeld.
E-facturatie is één van de manieren om het factuurverwerkingsproces verder te optimaliseren.
Digitale factuurverwerking optimaliseren met e-facturen
Wanneer u wel eens e-facturen ontvangt, dan merkt u direct de impact op het proces. Want een e-factuur hoeft niet door een scan en herken oplossing voor het verwerkt kan worden.
E-facturen bestaan uit data
Op een e-factuur staat data, gemaakt voor verwerking door systemen. Dit kan niet verkeerd geïnterpreteerd of afgelezen worden. In tegenstelling tot papier of pdf die gemaakt zijn voor verwerking door mensen. Met een e-factuur is het proces foutloos en snel, de informatie die op de factuur staat wordt 100% hetzelfde overgenomen in het juiste systeem, sneller gematcht en kan direct, zonder er werk aan te hebben, de verdere verwerking in.
Dus waar bij een pdf of papieren factuur nog een heel proces vooraf gaat aan het goedkeuren van de factuur, is dat bij een e-factuur niet het geval. Daarmee bespaart u een hoop tijd.
Een snellere aankomst van de factuur die direct in het juiste systeem, sneller gematcht en verwerkt wordt, maakt dat het hele proces soepeler verloopt.
Tip om snel effect te zien
E-facturen krijg je niet helemaal vanzelf. Om effect te zien in uw proces is het wel zaak om uw leveranciers op de hoogte te brengen dat u graag e-facturen ontvangt. Het wordt steeds normaler om e-facturen uit te wisselen en de mogelijkheden zijn nu vaak standaard ingebouwd in de diverse systemen waar Finance mee werkt.
Ook uw softwareleverancier heeft vaker met dit bijltje gehakt en heeft kant en klare informatie pakketten op de plank liggen die u kunt gebruiken om uw leveranciers te informeren en overtuigen. Dus wacht niet tot uw leverancier zelf op het idee komt om te vragen of u e-facturen wilt ontvangen, maar neem zelf het initiatief!
