E-facturatie voor automatische goedkeuring facturen

Koninklijke Gazelle

Gazelle maakt ieder jaar zo’n 300.000 fietsen in haar fabriek in het Gelderse Dieren. Voor het maken van 1 fiets zijn pak ‘m beet 200 onderdelen nodig. Hiervoor vertrouwt Gazelle op om en nabij 100 vaste, strategische leveranciers, wie gezamenlijk goed zijn voor ongeveer 6.000 orderfacturen per jaar.

Het tijdig verwerken van deze facturen is cruciaal, wordt duidelijk uit het verhaal van Edwin. “Als we 1 onderdeel missen, dan kunnen we de fiets niet maken en komt de productie tijdelijk stil te liggen. Dat kan niet. We willen dus absoluut voorkomen dat een leverancier niet meer aan ons levert omdat we te laat betalen.”

Automatische factuurverwerking met Basware

Daarom wilde Gazelle een aantal jaar geleden aan de slag met automatische factuurverwerking. De keuze viel al snel op Basware, vertelt Edwin. “We wilden een factuurverwerkingsoplossing met een goede naam in de markt, niet een klein pakketje. Dat geeft ons meer vertrouwen. Basware staat overal hoog aangeschreven.” Vooral in combinatie met SAP, waar ook Gazelle mee werkt, heeft Basware z’n sporen in de factuurverwerkingsmarkt verdiend.

"We willen absoluut voorkomen dat een leverancier
niet meer aan ons levert omdat we te laat betalen"

 

Na het eerst met een andere implementatiepartner geprobeerd te hebben, klopten Edwin en zijn team uiteindelijk in 2016 aan bij het zusterbedrijf van 4Exchange, ICreative. Edwin: “Het eerlijke verhaal van sales manager Jeroen Rozeboom had indruk op ons gemaakt. Met de vorige implementatiepartner was het helaas niet helemaal goed gegaan, dus we hoopten dat hij en zijn collega’s dat voor ons konden oplossen. Uiteindelijk heeft ICreative Basware opnieuw geïmplementeerd en sindsdien hebben we heel wat stappen gemaakt.”

Facturen matchen op orderregel

Zo maakte Gazelle in samenwerking met 4Exchange de overstap naar e-facturatie. “De orderfacturen matchen wij op regelniveau en niet op totaalbedrag”, legt Edwin uit. “Dat maakt factuurverwerking complex. Vooral als je bedenkt dat we regelmatig ongestructureerde facturen van 60 pagina’s binnenkrijgen. Als er dan 1 regel niet goed wordt herkend en ingelezen, dan heb je een probleem. Ik kan me nog wel herinneren dat we zo’n factuur van 60 pagina’s dan maar uitprintten, zodat we met een pen honderden regels konden afvinken om te checken welke miste. Drama”, blikt hij terug op vroegere tijden.

Met e-facturatie is dat niet langer aan de orde. “Dan weet je zeker dat de data op de factuur klopt. De match met de inkooporder of goederenontvangst wordt direct na binnenkomst van de e-factuur automatisch tot stand gebracht. Medewerkers hoeven er niks meer mee te doen; je ziet de factuur pas als hij al klaarstaat in de betaallijst”, zegt Edwin.

Verwerking e-facturen gaat veel sneller

De factuurverwerking gaat dus veel sneller én nauwkeuriger dankzij e-facturatie. Edwin: “Dat is voor alle partijen fijn. Hoe sneller wij de facturen kunnen verwerken, hoe beter wij in staat zijn om facturen op tijd te betalen. Dat is natuurlijk prettig voor de leveranciers omdat zij sneller betaald krijgen. Maar ook prettig voor ons, want zo hebben wij sneller inzicht in de uitgaven.” Daarnaast komt een klant vaak ook in aanmerking voor vroegbetaalkorting bij vaste leveranciers als zij sneller betalen.

Ter illustratie over de snelheid van factuurverwerking vertelt Edwin dat er in zijn begintijd bij Gazelle 18.000 facturen werden verwerkt. “En toen hadden we regelmatig een achterstand, waardoor mensen van andere Finance-afdelingen moesten bijspringen om de facturen te verwerken.”

Nu komen er jaarlijks in totaal meer dan 30.000 facturen binnen op de Accounts Payable afdeling van de fietsenmaker; zo’n 6.000 orderfacturen en 24.000 kostenfacturen. Het aantal FTE dat zich bezighoudt met factuurverwerking is slechts minimaal toegenomen. Die kleine stijging is volgens Edwin vooral te wijten aan het feit dat het merendeel van de facturen kostenfacturen betreft. Deze behoeven meer handmatige tussenkomst van medewerkers. Edwin: “Er is immers geen goederenontvangst of inkooporder waarmee je de factuur kunt matchen. Een medewerker maakt de boeking aan en vervolgens moet de budgethouder het goedkeuren.”

Leveranciers met meeste en grootste facturen als eerst

Waar moet je beginnen, als je eenmaal besloten hebt om de overstap naar e-facturatie te maken? Edwin schetst hoe ze dat bij Gazelle aanpakten. “We begonnen de uitrol bij leveranciers die de meeste en grootste orderfacturen naar ons versturen. Als je de top-leveranciers kunt laten aansluiten, dan heb je meteen al een groot deel van je facturen te pakken.”

"E-facturatie levert ook de leveranciers iets op:
het verwerkingsproces en dus ook de betaling versnellen"

Inmiddels betreft al zo’n 80% van de inkomende orderfacturen e-facturatie, schat hij. Een aanzienlijk deel, dus. “ICreative heeft ons begeleid tijdens de onboarding van leveranciers. Bij het aanschrijven hebben we vooral geprobeerd duidelijk te maken waarom we kozen voor e-facturatie en dat het ook henzelf iets oplevert. Namelijk dat e-facturatie het verwerkingsproces en dus uiteindelijk ook de betaling versnelt.”

Niet iedereen kan of wil zomaar aansluiten

Een goede onboarding campagne kan erg belangrijk zijn voor het succes van de uitrol van e-facturatie. Niet elke leverancier kan of wil namelijk zomaar aansluiten op de gekozen e-facturatieoplossing. “De één heeft iets meer een duwtje nodig dan de ander”, beaamt Edwin. Maar zelfs als de wil er wel is, lukt het niet altijd. “Sommige van onze leveranciers hebben verouderde software, waardoor het voor hen niet mogelijk is. Met name voor leveranciers uit Azië is het soms nog lastig.”

In zo’n geval kan een op maat gemaakte oplossing soelaas bieden. Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn. Edwin vertelt dat Gazelle twee belangrijke leveranciers heeft, met veel grote facturen, die niet konden aansluiten op e-facturatie. 4Exchange heeft hiervoor een oplossing bedacht. De leverancier merkt er in principe weinig van; zij sturen als vanouds hun factuur via de mail. Vervolgens komt die met een kleine omweg toch op de juiste manier bij ons binnen.

Kostenfacturen automatisch verwerken met e-facturatie

Naast de orderfacturen, komt ook een deel van de kostenfacturen al binnen via e-facturatie. Zo stuurt een uitzendbureau altijd grote facturen met veel orderregels naar Gazelle. “Die orderregels moeten telkens weer op een andere kostenplaats geboekt worden. Soms moesten we wel 20 of 30 boekingsregels met verschillende kostenplaatsen maken. Dat kostte veel tijd. Maar nu levert deze leverancier de factuur via XML aan. ICreative heeft ingesteld dat deze op regelniveau binnenkomt en meteen automatisch op de juiste manier geboekt wordt, ook al zit er geen inkooporder aan vast.”

De Manager Accounting vertelt half lachend, half zuchtend dat er af en toe zelfs nog papieren facturen binnenkomen. Dan scannen wij ze gewoon handmatig in met het kopieerapparaat. Vanuit daar komen ze binnen in de mail en vervolgen ze hun weg als een normale kostenfactuur.”