E-facturatie
zonder aanpassingen aan jouw
huidige systeem

E-factureren was nog nooit zo makkelijk!

Onder e-factureren wordt verstaan: het elektronisch versturen van facturen door de leverancier en het elektronisch ontvangen en verwerken van deze factuur door de ontvanger. 

Met Easy Exchange bieden wij een kwalitatieve en gemakkelijke oplossing voor het zorgenvrij verzenden en/of ontvangen van facturen via het beveiligde Europese e-facturatie netwerk (Peppol). Dé e-facturatie oplossing, ongeacht het bestandsformaat en ongeacht welk ERP/financieel systeem. 

Wat is e-facturatie?

Onder e-factureren wordt verstaan: het elektronisch versturen van facturen door de leverancier en het elektronisch ontvangen en verwerken van deze factuur door de ontvanger. Dit is zoals gezegd wat anders dan het versturen en ontvangen van pdf facturen. Het uitwisselen van e-facturen, zorgt voor een snellere verwerking van gegevens, minder fouten, tijd- en kostenbesparingen en is goed voor het milieu.

Wat is een e-factuur?

Elektronische facturen, oftewel e-facturen, zijn facturen die automatisch te verwerken zijn in een systeem, zonder handmatige handelingen. Het gaat hier om een gestructureerd digitaal databestand (zoals een XML of UBL bestand) welke direct, zonder tussenkomst van OCR software, door uw ERP / financieel systeem uitgelezen kan worden.

Wat is een XML factuur?

XML staat voor eXtend Markup Language. XML lijkt op HTML maar heeft nuttige structuurkenmerken die ook voor de mens (in plaats van alleen de computer) leesbaar zijn. XML is een open standaard die voor alle vormen van gestructureerde berichtenuitwisseling kan worden gebruikt. Om factuurgegevens uit te kunnen wisselen tussen verschillende organisaties dient een elektronische factuur echter aan bepaalde definities te voldoen. Daarom zijn er standaarden voor XML facturen in het leven geroepen, waarvan UBL, eFactura, SETU en fInvoice de bekendste zijn.

De e-factuur versus de pdf factuur

Ontvang of verstuur je nog regelmatig pdf (of zelfs papieren) facturen? Dit brengt, ook in een digitaal factuurverwerkingsproces) handmatig werk met zich mee. Je scant de papieren facturen, vervolgens moeten die scans – en alle pdf facturen die je per e-mail ontvangt – met een OCR oplossing afgelezen worden om daarmee zo goed mogelijk de data in je software te krijgen.

Wanneer je wel eens e-facturen ontvangt, dan merk je direct de impact op het proces. Want een e-factuur hoeft niet door een scan en herken oplossing voor het verwerkt kan worden.

Meer weten over de voordelen van e-facturatie? 

Voor wie is onze e-facturatie software?

E-factureren via Peppol

Je kunt factureren via een e-facturatie netwerk (Peppol) vergelijken met een telecom netwerk. Eenmaal aangesloten bij een provider, bijvoorbeeld Vodafone, worden alle andere personen die op het telecom netwerk zitten (ongeacht bij welke provider) voor jou bereikbaar. Mits je beschikt over het telefoonnummer. Zo werkt het eigenlijk ook bij een e-facturatie netwerk. Iedereen kan via een Peppol provider toegang krijgen tot het netwerk en vervolgens facturen uitwisselen met klanten en leveranciers die ook op het netwerk aangesloten zijn. Het enige dat je nodig hebt is het KvK (of OIN in geval van overheden) nummer om de betreffende organisatie te kunnen vinden/bereiken.

Wij bieden, met ons gecertificeerde Access Point, toegang tot het Peppol netwerk. Hierdoor kun je gemakkelijk, veilig en snel facturen uitwisselen met andere organisaties in Europa.

Het e-facturatie proces

Plaatjes zijn soms makkelijker dan woorden. Hieronder vind je een schematische weergave van hoe e-facturatie via het Peppol netwerk er ongeveer uitziet. Aan de linkerzijde zie je hoe de facturen die door jouw ERP / financieel systeem gegenereerd, door de Easy Exchange Connector omgezet worden in het benodigde Peppol formaat. De facturen worden vervolgens, via ons Access Point, over het Peppol netwerk verstuurd naar uw klant. Daar wordt de Peppol factuur rechtstreeks in het ERP / financieel systeem van jouw klant verwerkt. Mocht het systeem van jouw klant nog geen Peppol facturen kunnen verwerken, dan kan Easy Exchange de Peppol factuur weer omzetten naar een formaat wat wel door het systeem van uw klant verwerkt kan worden.

Wil je graag meer weten over hoe u nu van start gaat met e-factureren, of wil je meer informatie over respectievelijk het verzenden of ontvangen van e-facturen? Lees dan verder op onze pagina 'Starten met e-factureren'.