E-factureren was nog nooit zo makkelijk!
Onder e-factureren wordt verstaan: het elektronisch versturen van facturen door de leverancier en het elektronisch ontvangen en verwerken van deze factuur door de ontvanger.
Met Easy Exchange bieden wij een kwalitatieve en gemakkelijke oplossing voor het zorgenvrij verzenden en/of ontvangen van facturen via het beveiligde Europese e-facturatie netwerk (Peppol). Dé e-facturatie oplossing, ongeacht het bestandsformaat en ongeacht welk ERP/financieel systeem.
E-facturatie via Peppol
Het verzenden én ontvangen van e-facturen via het beveiligde Europese e-facturatie netwerk (Peppol).
Aansluiten op ons Peppol Access Point
Wil je jouw klanten toegang geven tot het Peppol-netwerk? Wij zijn een gecertificeerd Peppol Access Point.
Wat is e-facturatie?
Onder e-factureren wordt verstaan: het elektronisch versturen van facturen door de leverancier en het elektronisch ontvangen en verwerken van deze factuur door de ontvanger. Dit is zoals gezegd wat anders dan het versturen en ontvangen van pdf facturen. Het uitwisselen van e-facturen, zorgt voor een snellere verwerking van gegevens, minder fouten, tijd- en kostenbesparingen en is goed voor het milieu.
Wat is een e-factuur?
Elektronische facturen, oftewel e-facturen, zijn facturen die automatisch te verwerken zijn in een systeem, zonder handmatige handelingen. Het gaat hier om een gestructureerd digitaal databestand (zoals een XML of UBL bestand) welke direct, zonder tussenkomst van OCR software, door uw ERP / financieel systeem uitgelezen kan worden.
Wat is een XML factuur?
XML staat voor eXtend Markup Language. XML lijkt op HTML maar heeft nuttige structuurkenmerken die ook voor de mens (in plaats van alleen de computer) leesbaar zijn. XML is een open standaard die voor alle vormen van gestructureerde berichtenuitwisseling kan worden gebruikt. Om factuurgegevens uit te kunnen wisselen tussen verschillende organisaties dient een elektronische factuur echter aan bepaalde definities te voldoen. Daarom zijn er standaarden voor XML facturen in het leven geroepen, waarvan UBL, eFactura, SETU en fInvoice de bekendste zijn.
De e-factuur versus de pdf factuur
Ontvang of verstuur je nog regelmatig pdf (of zelfs papieren) facturen? Dit brengt, ook in een digitaal factuurverwerkingsproces) handmatig werk met zich mee. Je scant de papieren facturen, vervolgens moeten die scans – en alle pdf facturen die je per e-mail ontvangt – met een OCR oplossing afgelezen worden om daarmee zo goed mogelijk de data in je software te krijgen.
Wanneer je wel eens e-facturen ontvangt, dan merk je direct de impact op het proces. Want een e-factuur hoeft niet door een scan en herken oplossing voor het verwerkt kan worden.
Voor wie is onze e-facturatie software?
Voor Softwareleveranciers
Geef jouw klanten toegang tot het Peppol-netwerk met het Easy Exchange Access point.
-
Makkelijk en snel aansluiten op Peppol
Met Easy Exchange bieden wij een gecertificeerd Access Point tot Peppol. Wanneer jouw software pakket hier op is ‘aangesloten’, kunnen al jouw klanten gemakkelijk e-facturen ontvangen én versturen.
-
Ook als uw software géén e-facturen kan genereren
Wil je jouw klanten deze mogelijkheid bieden, maar kan jouw software geen e-facturen genereren of verwerken? Geen probleem. Onze Easy Exchange Connector transformeert alle bestandsformaten van of naar een e-factuur.
-
Mogelijkheid tot whitelabel
Je kunt de Easy Exchange Connector én het Access Point aanbieden namens ons of onder eigen label. Jij kiest de vorm die voor jou het beste werkt.
-
Uitbreiding naar Easy Billing Service
Jouw klanten hebben te maken met diverse factuurstromen. De verschillende klanten/leveranciers van jouw klanten hebben allemaal andere wensen en mogelijkheden. Of jouw klant nu met papieren, PDF, XML, UBL, EDI of elk ander bestandsformaat te maken heeft (in- én uitgaand), met de Easy Billing Service hoeven ze hun processen hier niet meer op in te richten.
Voor de zakelijke markt
Realiseert efficiency- en kostenbesparingen bij de verwerking van een factuur.
-
Efficiënter dan papieren of pdf facturen
E-facturatie maakt OCR overbodig. Dus geen fouten meer door handmatige data-entry, en veel minder uitval van facturen vanwege een foutloze elektronische verwerking.
-
Geen spookfacturen meer
Doordat iedereen die via het Peppol-netwerk facturen verstuurt wordt geregistreerd met een uniek ID-nummer (bijv. KvK), weet je altijd zeker met wie je te maken hebt.
-
Biedt meer inzicht
E-facturen zijn databestanden. Hierdoor krijg je snel en gemakkelijk inzicht in de inkoopuitgaven en liquiditeit van organisaties.
-
Kostenbesparingen
Minder spookfacturen en daardoor minder verkeerde betalingen. Mogelijke betalingskortingen door snelle betaling en geen print- en papierkosten meer.
Voor overheden
Betere en snellere dienstverlening aan klanten en leveranciers en een hoge mate van veiligheid.
-
Korte doorlooptijden
Met e-factureren realiseer je kortere doorlooptijden bij de verwerking van de factuur en daardoor minder overschrijdingen van betaaltermijnen.
-
Veiligheid, zekerheid en authenticiteit
Het verkeer over het netwerk gebeurt volledig encrypted. Je ontvangt een (juridisch geldige) ontvangstbevestiging van jouw verzonden factuur en alle organisaties die aangesloten zijn hebben een uniek ID nummer (KvK, IBAN, OIN, etc.). Zo weet je altijd zeker van wie je facturen ontvangt.
-
Voldoen aan wet- en regelgeving
Eenvoudigere accountantscontroles, eenvoudig voldoen aan juridische bewaarplicht én voldoen aan de e-facturatie wetgeving (EU Richtlijn 2014/55/EU).
-
Stapsgewijs starten
Je hoeft niet ineens het hele proces om te gooien. Het is mogelijk om stapsgewijs te starten, waarbij we jouw organisatie stap voor stap klaar stomen voor de toekomst.
E-factureren via Peppol
Je kunt factureren via een e-facturatie netwerk (Peppol) vergelijken met een telecom netwerk. Eenmaal aangesloten bij een provider, bijvoorbeeld Vodafone, worden alle andere personen die op het telecom netwerk zitten (ongeacht bij welke provider) voor jou bereikbaar. Mits je beschikt over het telefoonnummer. Zo werkt het eigenlijk ook bij een e-facturatie netwerk. Iedereen kan via een Peppol provider toegang krijgen tot het netwerk en vervolgens facturen uitwisselen met klanten en leveranciers die ook op het netwerk aangesloten zijn. Het enige dat je nodig hebt is het KvK (of OIN in geval van overheden) nummer om de betreffende organisatie te kunnen vinden/bereiken.
Wij bieden, met ons gecertificeerde Access Point, toegang tot het Peppol netwerk. Hierdoor kun je gemakkelijk, veilig en snel facturen uitwisselen met andere organisaties in Europa.
Het e-facturatie proces
Plaatjes zijn soms makkelijker dan woorden. Hieronder vind je een schematische weergave van hoe e-facturatie via het Peppol netwerk er ongeveer uitziet. Aan de linkerzijde zie je hoe de facturen die door jouw ERP / financieel systeem gegenereerd, door de Easy Exchange Connector omgezet worden in het benodigde Peppol formaat. De facturen worden vervolgens, via ons Access Point, over het Peppol netwerk verstuurd naar uw klant. Daar wordt de Peppol factuur rechtstreeks in het ERP / financieel systeem van jouw klant verwerkt. Mocht het systeem van jouw klant nog geen Peppol facturen kunnen verwerken, dan kan Easy Exchange de Peppol factuur weer omzetten naar een formaat wat wel door het systeem van uw klant verwerkt kan worden.
Wil je graag meer weten over hoe u nu van start gaat met e-factureren, of wil je meer informatie over respectievelijk het verzenden of ontvangen van e-facturen? Lees dan verder op onze pagina 'Starten met e-factureren'.
E-factureren via Peppol: de voordelen
-
Betere en snellere dienstverlening aan klanten en leveranciers
Kortere doorlooptijden bij de verwerking van een factuur en daardoor minder overschrijdingen van betaaltermijnen.
-
Efficiencybesparingen bij de verwerking van een factuur
- Geen fouten meer door handmatige data-entry.
- Maakt OCR overbodig.
- Veel minder uitval van facturen vanwege een foutloze elektronische verwerking van facturen.
-
Kostenbesparingen
- Geen print- en papierkosten meer en besparing op archiefruimte en -kosten.
- Levert (door snelle afhandeling) geld op in de vorm van betalingskortingen.
- Geen spookfacturen meer en daardoor minder verkeerde betalingen.
-
Gemak en snelheid
- Eenvoudigere accountantscontroles
- Eenvoudig voldoen aan juridische bewaarplicht
- Simpele en snelle verwerking – de verwerking verloopt automatisch en de papierstroom blijft achterwege.
-
Veiligheid
Op het Peppol-netwerk verloopt het uitwisselen van e-facturen encrypted. Niemand kan meekijken, niemand kan erbij en dus kan er onderweg niet gerommeld worden met de factuur. Als verzender heb je de garantie dat de factuur aankomt en als ontvanger ben je 100% zeker wie de afzender is en dat de factuur aankomt zoals de verzender bedoeld heeft.
Lees meer over veiligheid en e-facturatie: