E-facturatie
Wilt u meer weten over het versturen en ontvangen van e-facturen?
4Exchange maakt het makkelijk!
Wat is e-facturatie?
E-factureren is het versturen van een e-factuur vanuit het ene geautomatiseerde systeem naar een ander geautomatiseerd systeem waar hij elektronisch verwerkt kan worden. Er vindt dus een automatische uitwisseling van documenten tussen systemen plaats.
In het geval van e-facturatie betreft dit e-facturen, maar ook andere documenten, zoals leveringsbonnen en bestellingen, kunnen automatisch tussen de systemen van leverancier en klant uitgewisseld worden.
Wat is een e-factuur?
Een e-factuur is een gestructureerd digitaal databestand, waar de factuurgegevens op een vaste locatie staan. Welke locatie dat precies is, hangt af van de standaard die wordt gehanteerd. Doordat de factuurgegevens altijd op dezelfde plek staan, kan de e-factuur automatisch verwerkt worden in de administratie, zonder handmatige tussenkomst.
Wat is UBL en XML?
E-facturen worden soms XML-facturen of UBL-facturen genoemd. Hoe zit dat?
XML is een bestandsindeling die structuur aan gegevens geeft, zodat deze uitgewisseld en verwerkt kunnen worden. Zie het voorbeeld hiernaast: de gegevens krijgen structuur doordat ze tussen <tags> staan.
E-facturen worden meestal verstuurd als XML-bestand. Dit herkent u aan een bestandsnaam die eindigt op .xml, net als dat een PDF-document eindigt op .pdf en een Word-document op .docx. Een e-factuur is een toepassing van XML, maar ook andere elektronische berichten, zoals een inkooporder of pakbon, kunnen als XML-bestand uitgewisseld worden.
Universal Business Language, UBL, is een gestandaardiseerde digitale ‘taal’ voor het opstellen van XML-documenten. Het is een serie afspraken die ervoor zorgt dat u, maar vooral uw automatische systeem, specifieke gegevens altijd op dezelfde plek op de factuur terug kunt vinden. Deze afspraken gaan bijvoorbeeld over de specifieke woorden (gebruikt men <InvoiceNumber> of <invoiceno>) en over de specifieke locatie (staat het factuurnummer op de 1e of de 7e regel, bijvoorbeeld).
UBL is in Nederland de meest gebruikte e-facturatiestandaard, maar er zijn er nog veel meer. 4Exchange spreekt elke taal en ontzorgt u graag op dit gebied.
Wat is géén e-factuur?
Facturen die via e-mail worden verstuurd als PDF's, Word-documenten of andere afbeeldingsbestanden vormen wel een eerste stap weg van papieren facturen, maar zijn géén e-facturen. Dit komt doordat de ontvanger de gegevens handmatig moet invoeren of met behulp van OCR-technologie moet vastleggen. Bovendien moeten gemailde facturen vaak op papier worden afgedrukt voor het matchen en archiveren.
Waarom e-factureren?
Dit zijn de voordelen van e-facturatie:
Lagere kosten doordat medewerkers geen handmatige handelingen meer hoeven te verrichten voor het versturen en/of verwerken van facturen
Meer efficiëntie doordat facturen direct automatisch worden verstuurd en verwerkt zonder menselijke tussenkomst. Dat scheelt een hoop (kostbare) tijd
Verhoog compliance, aangezien e-facturatie in steeds meer landen verplicht wordt. Niet alleen voor B2G (zoals nu in Nederland), maar ook voor B2B
Kortere doorlooptijd, waardoor facturen sneller verstuurd, verwerkt en dus sneller betaald kunnen worden. Fijn voor zowel leverancier als klant
Minder foutgevoelig doordat het opmaken en verwerken van facturen geen mensenwerk meer is. Zo voorkom je onnodige uitval van facturen
Lager papierverbruik doordat facturen niet langer uitgeprint hoeven te worden voor de verwerking en archivering. Dit gebeurt allemaal digitaal
Via een e-facturatienetwerk
De nieuwe standaard in facturatieland én veiligste manier van e-factureren is via een beveiligd e-facturatienetwerk. Denk hierbij aan Peppol, de Europese standaard, of aan Tungsten, Basware of SAP Business Network.
Factureren via een e-facturatienetwerk kunt u het beste vergelijken met bellen via een telecomnetwerk. Ongeacht welke provider u heeft, bijvoorbeeld Vodafone of Odido, en ongeacht welke provider de ander heeft, u kunt elkaar bereiken via het telecomnetwerk. Zolang u maar het goede telefoonnummer heeft.
Een e-facturatienetwerk werkt in feite hetzelfde. Iedereen kan via een e-facturatieprovider, zoals 4Exchange, toegang krijgen tot het netwerk en vervolgens facturen uitwisselen met klanten en leveranciers die ook via een provider op het netwerk aangesloten zijn. Het enige dat u nodig heeft is het KvK- (of OIN- in geval van overheden) nummer om de betreffende organisatie te bereiken.
Via de e-mail met e-factuur als bijlage
Het is ook mogelijk om een e-factuur als XML-bestand in de bijlage van een e-mail te versturen of ontvangen. Dit is een vrij laagdrempelige manier van e-factureren, aangezien veel boekhoudpakketten hier al mogelijkheden voor bieden.
Wel is het belangrijk om te realiseren dat e-mailverkeer niet beveiligd is. Daarnaast biedt e-mail niet de zekerheid dat de e-factuur goed ontvangen is door de klant. Ook kan het lastig zijn om zeker te weten dat de factuur die u ontvangt, ook daadwerkelijk van de leverancier komt.
Via een factuurportaal
Als u aan de slag gaat met e-facturatie, dan heeft dat gevolgen voor de partijen waarmee u samenwerkt. Niet alle klanten of leveranciers, vooral kleinere partijen en zzp'ers, hebben de juiste systemen om e-facturen te ontvangen of versturen.
In dit geval kan een factuurportaal uitkomst bieden. Zie dit als een aanvulling op het e-facturatienetwerk. Klanten kunnen via het portaal de factuur gemakkelijk downloaden in de voor hen gewenste vorm. Leveranciers voeren in het portaal handmatig de factuur in, die vervolgens direct in de jusite vorm via het e-facturatienetwerk bij u terecht komt.
Hoe kan ik beginnen met e-facturatie?
De stap van papieren of pdf-facturen naar e-facturatie lijkt groot, maar valt eigenlijk reuze mee. In veruit de meeste gevallen kan 4Exchange u al in één dag aansluiten. Welke vorm van factureren u op dit moment ook gebruikt, u kunt altijd overstappen op e-facturatie. Zowel voor het ontvangen als het verzenden van e-facturen. Hoe begint u dan en wat heeft u nodig?
Stap voor stap aan de slag met e-facturatie
Het enige wat u echt nodig heeft om e-facturen te kunnen versturen is een boekhoudpakket of ERP-systeem dat facturen genereert. Het maakt niet uit welk type facturen dit is. Het hoeven dus geen e-facturen te zijn.
4Exchange ‘vertaalt’ uw facturen namelijk automatisch naar de benodigde e-facturatiestandaard. Dus genereert uw pakket geen UBL of XML facturen? Geen zorgen, wij zorgen ervoor dat deze automatisch omgezet worden naar het juiste formaat.
Daarnaast dient u toegang te krijgen tot het gewenste e-facturatienetwerk. Ook hiervoor kunt u terecht bij 4Exchange. Zo beschikken wij over een officeel, door de Nederlandse Peppol Autoriteit (NPa) gecertificeerd, Access Point voor het Peppol-netwerk. Ook op alle andere e-facturatienetwerken kunnen wij u eenvoudig aansluiten.
Start met e-facturatie
Wilt u meer informatie over e-facturatie of meteen beginnen? Neem contact met ons op.