E-facturatie

 

Wilt u meer weten over het versturen en ontvangen van e-facturen?
4Exchange maakt het makkelijk!

 

Neem contact op 

4CEE_header_scroll

Facturatie is essentieel voor elk bedrijf, maar traditionele facturatiemethoden zijn vaak tijdrovend en foutgevoelig. Mede dankzij de doorontwikkeling van digitale technologie en nieuwe overheidsvoorschriften, wint e-facturatie steeds meer terrein in Nederland en daarbuiten. Maar wat is e-facturatie nu precies? Hoe werkt het? En hoe kunt u aan de slag? We leggen het uit en maken het versturen en ontvangen van e-facturen voor iedereen toegankelijk.

Inhoud

Wat is e-facturatie?

E-factureren is het versturen van een e-factuur vanuit het ene geautomatiseerde systeem naar een ander geautomatiseerd systeem waar hij elektronisch verwerkt kan worden. Er vindt dus een automatische uitwisseling van documenten tussen systemen plaats.

In het geval van e-facturatie betreft dit e-facturen, maar ook andere documenten, zoals leveringsbonnen en bestellingen, kunnen automatisch tussen de systemen van leverancier en klant uitgewisseld worden. 

Wat is een e-factuur?

Een e-factuur is een gestructureerd digitaal databestand, waar de factuurgegevens op een vaste locatie staan. Welke locatie dat precies is, hangt af van de standaard die wordt gehanteerd. Doordat de factuurgegevens altijd op dezelfde plek staan, kan de e-factuur automatisch verwerkt worden in de administratie, zonder handmatige tussenkomst. 

Wat is UBL en XML?

4X_e-invoice_code

E-facturen worden soms XML-facturen of UBL-facturen genoemd. Hoe zit dat?

XML is een bestandsindeling die structuur aan gegevens geeft, zodat deze uitgewisseld en verwerkt kunnen worden. Zie het voorbeeld hiernaast: de gegevens krijgen structuur doordat ze tussen <tags> staan.

E-facturen worden meestal verstuurd als XML-bestand. Dit herkent u aan een bestandsnaam die eindigt op .xml, net als dat een PDF-document eindigt op .pdf en een Word-document op .docx. Een e-factuur is een toepassing van XML, maar ook andere elektronische berichten, zoals een inkooporder of pakbon, kunnen als XML-bestand uitgewisseld worden. 

Universal Business Language, UBL, is een gestandaardiseerde digitale ‘taal’ voor het opstellen van XML-documenten. Het is een serie afspraken die ervoor zorgt dat u, maar vooral uw automatische systeem, specifieke gegevens altijd op dezelfde plek op de factuur terug kunt vinden. Deze afspraken gaan bijvoorbeeld over de specifieke woorden (gebruikt men <InvoiceNumber> of <invoiceno>) en over de specifieke locatie (staat het factuurnummer op de 1e of de 7e regel, bijvoorbeeld). 

UBL is in Nederland de meest gebruikte e-facturatiestandaard, maar er zijn er nog veel meer. 4Exchange spreekt elke taal en ontzorgt u graag op dit gebied.


Wat is géén e-factuur?

Facturen die via e-mail worden verstuurd als PDF's, Word-documenten of andere afbeeldingsbestanden vormen wel een eerste stap weg van papieren facturen, maar zijn géén e-facturen. Dit komt doordat de ontvanger de gegevens handmatig moet invoeren of met behulp van OCR-technologie moet vastleggen. Bovendien moeten gemailde facturen vaak op papier worden afgedrukt voor het matchen en archiveren.


Waarom e-factureren?

Dit zijn de voordelen van e-facturatie:

4EX_lagere kosten

Lagere kosten doordat medewerkers geen handmatige handelingen meer hoeven te verrichten voor het versturen en/of verwerken van facturen

4Ex_icon_winning 

Meer efficiëntie doordat facturen direct automatisch worden verstuurd en verwerkt zonder menselijke tussenkomst. Dat scheelt een hoop (kostbare) tijd

4EX_icon_compliance

Verhoog compliance, aangezien e-facturatie in steeds meer landen verplicht wordt. Niet alleen voor B2G (zoals nu in Nederland), maar ook voor B2B

4EX_icon_kortere_doorlooptijd

Kortere doorlooptijd, waardoor facturen sneller verstuurd, verwerkt en dus sneller betaald kunnen worden. Fijn voor zowel leverancier als klant

4EX_minder_foutgevoelig 

Minder foutgevoelig doordat het opmaken en verwerken van facturen geen mensenwerk meer is. Zo voorkom je onnodige uitval van facturen

 

4EX_papier 

Lager papierverbruik doordat facturen niet langer uitgeprint hoeven te worden voor de verwerking en archivering. Dit gebeurt allemaal digitaal

 

4EX_start_nu_image_640x640

"Zij sturen pdf facturen per e-mail, wij ontvangen ze als e-facturen"


Renewi maakte samen met 4Exchange de overstap naar e-facturatie. Bij de afvalverwerker komen nu alle facturen binnen als e-factuur. Meer weten?

 

Lees het verhaal van Renewi

Is e-facturatie verplicht?

Op dit moment is e-facturatie in Nederland alleen verplicht als u zakendoet met de overheid, dus in het geval van Business-to-Government (B2G-)transacties. Nederlandse overheden en aanbestedende diensten accepteren namelijk alleen nog e-facturen van haar leveranciers; PDF's of papieren facturen willen zij niet meer ontvangen. 

In sommige andere landen, zoals Italië en Polen, is e-facturatie tussen bedrijven onderling (B2B) ook al verplicht. Als u zakendoet met een bedrijf in deze landen, moet u dus ook e-facturen kunnen versturen of ontvangen. 

ViDA: e-facturatie wordt in heel Europa verplicht

De Europese Commissie is bezig met het wetsvoorstel VAT in the Digital Age (ViDA). Deze wet schrijft voor dat e-invoicing voor B2B-transacties in de gehele EU verplicht wordt. De voorlopige planning is dat tegen 2028 e-invoicing de norm moet zijn in alle lidstaten. 

Een aantal landen loopt hierin voorop. Italië en Polen hebben dit dus al doergevoerd, maar ook België, Duitsland en Frankrijk hebben al vergevorderde plannen om vóór 2028 e-facturatie verplicht te stellen voor alle zakelijke transacties. 

 

Welke vormen van e-facturatie zijn er?

E-factureren kan op verschillende manieren. Wat zijn de meestvoorkomende?

Via een e-facturatienetwerk

De nieuwe standaard in facturatieland én veiligste manier van e-factureren is via een beveiligd e-facturatienetwerk. Denk hierbij aan Peppol, de Europese standaard, of aan Tungsten, Basware of SAP Business Network. 

Factureren via een e-facturatienetwerk kunt u het beste vergelijken met bellen via een telecomnetwerk. Ongeacht welke provider u heeft, bijvoorbeeld Vodafone of Odido, en ongeacht welke provider de ander heeft, u kunt elkaar bereiken via het telecomnetwerk. Zolang u maar het goede telefoonnummer heeft. 

Een e-facturatienetwerk werkt in feite hetzelfde. Iedereen kan via een e-facturatieprovider, zoals 4Exchange, toegang krijgen tot het netwerk en vervolgens facturen uitwisselen met klanten en leveranciers die ook via een provider op het netwerk aangesloten zijn. Het enige dat u nodig heeft is het KvK- (of OIN- in geval van overheden) nummer om de betreffende organisatie te bereiken.

4X_e-facturatienetwerk

 

4X-XML-in-mail

 

Via de e-mail met e-factuur als bijlage

Het is ook mogelijk om een e-factuur als XML-bestand in de bijlage van een e-mail te versturen of ontvangen. Dit is een vrij laagdrempelige manier van e-factureren, aangezien veel boekhoudpakketten hier al mogelijkheden voor bieden. 

Wel is het belangrijk om te realiseren dat e-mailverkeer niet beveiligd is. Daarnaast biedt e-mail niet de zekerheid dat de e-factuur goed ontvangen is door de klant. Ook kan het lastig zijn om zeker te weten dat de factuur die u ontvangt, ook daadwerkelijk van de leverancier komt. 


 

Via een factuurportaal

Als u aan de slag gaat met e-facturatie, dan heeft dat gevolgen voor de partijen waarmee u samenwerkt. Niet alle klanten of leveranciers, vooral kleinere partijen en zzp'ers, hebben de juiste systemen om e-facturen te ontvangen of versturen.

In dit geval kan een factuurportaal uitkomst bieden. Zie dit als een aanvulling op het e-facturatienetwerk. Klanten kunnen via het portaal de factuur gemakkelijk downloaden in de voor hen gewenste vorm. Leveranciers voeren in het portaal handmatig de factuur in, die vervolgens direct in de jusite vorm via het e-facturatienetwerk bij u terecht komt. 

4X_factuurportaal

 

Hoe kan ik beginnen met e-facturatie?

De stap van papieren of pdf-facturen naar e-facturatie lijkt groot, maar valt eigenlijk reuze mee. In veruit de meeste gevallen kan 4Exchange u al in één dag aansluiten. Welke vorm van factureren u op dit moment ook gebruikt, u kunt altijd overstappen op e-facturatie. Zowel voor het ontvangen als het verzenden van e-facturen. Hoe begint u dan en wat heeft u nodig?

Stap voor stap aan de slag met e-facturatie

Het enige wat u echt nodig heeft om e-facturen te kunnen versturen is een boekhoudpakket of ERP-systeem dat facturen genereert. Het maakt niet uit welk type facturen dit is. Het hoeven dus geen e-facturen te zijn.

4Exchange ‘vertaalt’ uw facturen namelijk automatisch naar de benodigde e-facturatiestandaard. Dus genereert uw pakket geen UBL of XML facturen? Geen zorgen, wij zorgen ervoor dat deze automatisch omgezet worden naar het juiste formaat.

Daarnaast dient u toegang te krijgen tot het gewenste e-facturatienetwerk. Ook hiervoor kunt u terecht bij 4Exchange. Zo beschikken wij over een officeel, door de Nederlandse Peppol Autoriteit (NPa) gecertificeerd, Access Point voor het Peppol-netwerk. Ook op alle andere e-facturatienetwerken kunnen wij u eenvoudig aansluiten. 

 

Start met e-facturatie

Wilt u meer informatie over e-facturatie of meteen beginnen? Neem contact met ons op.

Neem contact op