Renewi is in 2017 ontstaan na een fusie van de Britse Shanks Group met de Nederlandse Van Gansewinkel Groep. Het bedrijf verwerkt jaarlijks maar liefst 10 miljoen ton afval en maakt hier grondstoffen voor nieuwe producten van.
Er werken in totaal ongeveer 8.000 mensen, waarvan net geen 200 op het Shared Services Center in het Belgische Lommel. Hier bevindt zich ook de afdeling Purchase to Pay, waar Myrthe en Hans beiden werkzaam zijn.
Leveranciers leveren facturen verschillend aan
Afgelopen jaar kreeg het waste-to-productbedrijf 330.000 facturen te verwerken. Leveranciers leveren die facturen op verschillende manieren aan bij Renewi. “Samen met 4Exchange hebben we een onboardingscampagne voor e-invoicing gedraaid bij onze leveranciers. We wilden hen duidelijk maken waarom e-invoicing niet alleen voor ons, maar juist ook voor hen voordelig is. Met als doel dat zoveel mogelijk leveranciers ons voortaan e-invoices zouden sturen. En met succes, want inmiddels ontvangen we regelmatig e-invoices, onder meer via Peppol”, vertelt Myrthe.
Van de leveranciers die daar nog niet in mee willen of kunnen, krijgt Renewi vooral nog pdf-facturen via de mail. Verder kunnen leveranciers hun facturen via een portaal direct in het inkoop- en factuurverwerkingssysteem inboeken. Heel af en toe komen er nog papieren facturen via de post, maar dat is meer uitzondering dan regel.
Facturen ontvangen en verwerken
Alle facturen die niet direct in het systeemportaal worden afgeleverd, ontvangt en verwerkt Renewi automatisch met 4Exchange.
E-invoices komen of via het gecertificeerde 4Exchange Peppol Access Point binnen, of via de mail. In dat laatste geval leest 4Exchange de mailbox zelfstandig uit. Na ontvangst gaan de e-invoices direct door voor automatische validatie.
De pdf-facturen maken een kleine omweg en worden eerst omgezet naar e-invoices. Hiervoor stuurt 4Exchange de pdf-facturen vanuit de mailbox naar Optical Character Recognition (OCR) software. Met OCR worden de relevante factuurgegevens uit het pdf-document gehaald. Na deze tussenstap kunnen ook deze facturen verder om gevalideerd en eventueel gecorrigeerd te worden.
Factuurgegevens valideren en corrigeren
“4Exchange valideert de factuurgegevens en vult deze aan wanneer nodig”, legt Hans uit. “Dat is voor ons heel waardevol. OCR werkt nu eenmaal niet foutloos en ziet nog weleens een PO-nummer of ander gegeven over het hoofd, waardoor de factuur niet gematcht kan worden. 4Exchange corrigeert dit en kan wél die match maken, mits er een corresponderende PO in het systeem bestaat. Op die manier helpt 4Exchange ons met het verhogen van de automatische matchingsgraad en het verminderen van handmatig werk.”
Kortom, 4Exchange verzamelt de verschillende factuurstromen, valideert en controleert de gegevens en zet ze om naar het gewenste e-invoice formaat van Renewi. Als er voor de betreffende bestelling vooraf een PO is aangemaakt, voegt 4Exchange ook de informatie over de juiste match toe. Zo levert 4Exchange de facturen kant-en-klaar af in het factuurverwerkingssysteem van Renewi.
Voorstanders van e-invoices
“Door al die verschillende factuurstromen lijkt het nu best complex”, merkt Myrthe op. “In de praktijk valt dat mee, want veel gebeurt automatisch en achter de schermen bij 4Exchange. Met de nieuwe wetgeving rondom e-invoicing wordt het voor ons nog een stuk simpeler. Vanaf 1 januari 2026 worden bedrijven in België verplicht om elkaar e-invoices te sturen. In Nederland zal dat uiterlijk in 2028 ook het geval zijn. Dat betekent dat de papieren en pdf-facturen verdwijnen. Ik geloof dat dit ons enorm gaat helpen, want e-invoicing betekent een hoop minder administratief werk.”
“Ik ben ook voorstander van e-invoicing”, haakt Hans daarop in. “E-invoicing maakt het hele proces duidelijker, sneller en foutloos. Wij zijn er helemaal klaar voor, dankzij 4Exchange. Je kunt als individueel bedrijf niet rechtstreeks je facturen aanleveren of ontvangen bij Peppol. Daarvoor heb je een partner als 4Exchange, met Peppol Access Point, nodig. Zij zorgen ervoor dat de facturen vanaf Peppol netjes in het factuurverwerkingssysteem komen te staan.”
