De veiligste manier van e-factureren is via het Peppol netwerk. Peppol staat voor Pan European Public Procurement Online en is een beveiligd Europees e-facturatie netwerk waar bedrijven en overheden op kunnen aansluiten en elkaar (beveiligd) facturen en andere elektronische berichten kunnen sturen.
Overstappen op e-facturatie kan los geregeld worden voor zowel de ontvangende als verzendende kant. Het kan zijn dat uw klanten er specifiek om vragen, dat u leverancier bent van de overheid en sinds april 2019 verplicht bent, of dat u simpelweg zelf graag wilt overstappen op e-facturatie.
E-facturen verzenden
Uw financieel / ERP systeem wordt gekoppeld aan de 4Exchange Connector. Hiermee krijgt u ook gelijk toegang tot het Europese e-facturatie netwerk (Peppol). Mocht uw pakket geen e-facturen genereren, dan zet 4Exchange het factuurbestand voor u om naar het benodigde formaat.
Omdat u door ons bent aangemeld als participant op het e-facturatie netwerk kunt u e-facturen versturen (en ontvangen). Uw facturen worden vanuit uw financieel / ERP systeem, via 4Exchange aangeboden bij het netwerk en vervolgens verstuurd naar de ontvanger.
Natuurlijk moet de ontvanger ook als participant aangemeld zijn op het netwerk. Dit hoeft niet bij dezelfde provider (4Exchange) te zijn als u. Peppol is een open netwerk waar verschillende providers toegang toe bieden.
Schematisch ziet het er ongeveer als volgt uit:
Stap voor stap e-facturen versturen
Om het voor u zo duidelijk mogelijk te maken, leggen we stap voor stap uit hoe het versturen van e-facturen met 4Exchange in zijn werk gaat.
Stap 1: Aanschaf 4Exchange
De eerste stap is het aanschaffen van de 4software. Wilt u dit graag direct regelen? Neem dan contact met ons op, wij verzorgen dit graag voor u.
Stap 2: Aanmelding als participant
Wanneer u gebruik maakt van 4Exchange wordt u door ons aangemeld als participant op het netwerk. U bent nu in staat om e-facturen te versturen (en ontvangen).
Stap 3: Genereren van een e-factuur
Maak een elektronische factuur (bijv. een UBL factuur) in uw financieel/ERP pakket. Mocht uw pakket nog geen e-facturen produceren, dan zet 4Exchange uw factuur om naar het benodigde elektronische formaat.
Stap 4: Versturen
Nu gaan we de factuur versturen. Hiervoor heeft uw financieel / ERP systeem wel toegang tot het Peppol netwerk nodig. Wij beschikken over een officieel, door Nederlandse Peppol Autoriteit (NPa) gecertificeerd, Access Point voor Peppol. Via dit Access Point kunt u beveiligd facturen verzenden en ontvangen via Peppol.Versturen gaat heel simpel. 4Exchange pakt de facturen op uit uw financieel/ERP systeem en biedt deze aan bij het Peppol Access Point. De factuur wordt vervolgens over het Peppol netwerk verzonden naar de betreffende klant.
E-facturen ontvangen
Een of meer van uw leveranciers zijn overgestapt op e-factureren en willen u graag facturen versturen via het Peppol netwerk. Met 4Exchange verkrijgt u beveiligde toegang tot dit netwerk en bent u direct in staat e-facturen te ontvangen.
Waarom e-facturen ontvangen
Voor sommigen lijkt het misschien nog een ‘ver van je bed’ verhaal. Wat echter belangrijk is om te weten is dat de overheid sinds april 2019 alleen nog maar e-facturen accepteert. Dus bent u leverancier van de overheid, dan bent u vanaf dat moment ook verplicht uw facturen als e-factuur aan te leveren.
Daarnaast heeft deze wetgeving ertoe geleid dat bijna alle grote partijen, zoals telecomaanbieders en energieleveranciers, hun facturen nu al via het Peppol netwerk aan de overheid versturen. Die facturen kunt u voortaan ook als e-factuur ontvangen. Dat zijn de grote, regelmatig terugkerende facturen waar u een eerste grote slag mee kan slaan.
Hoe ontvang ik een e-factuur?
Hoe werkt dat dan, het ontvangen van e-facturen? Dit is min of meer hetzelfde proces als bij het verzenden van een factuur, maar dan omgekeerd. Uw financieel/ERP óf uw workflow systeem wordt gekoppeld aan de 4Exchange software. Doordat u aangemeld bent als participant op het netwerk, bent u vindbaar voor alle andere organisaties die hierop aangemeld zijn. Uw leveranciers zijn zo in staat om u via het netwerk, beveiligd, een factuur toe te sturen.
Het netwerk levert, via ons Access Point de factuur bij u af. Deze wordt, indien nodig, door de 4Exchange software ‘vertaald’ naar het bestandsformaat dat uw systeem kan verwerken. De factuur wordt vervolgens afgeleverd in uw systeem voor verdere verwerking.
Schematisch ziet het er ongeveer als volgt uit:
Stap voor stap e-facturen ontvangen
Om het voor u zo duidelijk mogelijk te maken, leggen we stap voor stap uit hoe het ontvangen van e-facturen met 4Exchange in zijn werk gaat.
Stap 1: Aanschaf 4Exchange
De eerste stap is het aanschaffen van de 4Exchange software. Wilt u dit graag direct regelen? Neem dan contact met ons op, wij verzorgen dit graag voor u.
Stap 2: Aanmelding als participant
Wanneer u gebruik maakt van 4Exchange wordt u door ons aangemeld als participant op het netwerk. U bent nu in staat om e-facturen te ontvangen (en versturen).
Stap 3: Ontvangen en ‘vertalen’ van facturen
Uw leverancier(s) stuurt u, via het e-facturatie netwerk, een elektronische factuur. De factuur komt bij u binnen via ons gecertificeerde Access Point. Vervolgens pakt 4Exchange de factuur voor u op en vertaalt deze, indien nodig, in een formaat dat door uw workflow systeem of uw financieel/ERP systeem verwerkt kan worden.
Stap 4: Verwerking
4Exchange biedt de factuur automatisch aan uw workflow of financieel/ERP systeem aan. Vervolgens komt de factuur, afhankelijk van hoe u uw interne processen ingedeeld en geregeld heeft, in een goedkeuringsproces terecht of wordt deze direct verwerkt in uw financieel/ERP systeem.
Heeft u interesse en wilt u graag weten wat wij specifiek voor u kunnen betekenen? Neem dan gerust contact met ons op.