Document Automation
Complete ontzorging in het realtime, touchless en compliant ontvangen en versturen van documenten en bestanden, zoals facturen, orders en pakbonnen, van en naar leveranciers en klanten.
of 
UITDAGING
Een wirwar aan bestanden, documenten en systemen
Leveranciers en klanten sturen elkaar documenten toe in verschillende bestandsformaten (PDF, XML, CSV, UBL, etc), via verschillende verzend- en ontvangstmethoden (e-mail, portaal, netwerk, post), en vanuit verschillende purchase to pay, ERP en order to cash systemen. De informatie in deze documenten moet veelvuldig van het ene systeem naar het andere systeem worden omgezet. Dit vergt handwerk en belemmerd een digitale transformatie van bedrijfsprocessen.
Foutieve, ontbrekende en onbekende informatie
Bij zoveel verscheidenheid aan documenten en systemen, raakt informatie onvolledig of afwijkend met informatie elders. Dit vergt nog meer handwerk. Daarnaast worden vanuit overheden steeds meer eisen gesteld aan bepaalde type documenten. Met name voor facturen zien we met 'continuous transaction controls' de rol van overheden sterk toenemen.
OPLOSSING
Standaardisatie van documenten en bestanden
Leveranciers en klanten vragen om hun documenten naar één format te standaardiseren is onbegonnen werk. Zij hebben immers zelf te maken 1000-en zakenrelaties, met ieder hun eigen systemen. Om zelf wél gestandaardiseerd te werken, converteert 4Exchange realtime alle documenten die ontvangen zijn naar één digitale standaard en / of converteert de eigen bestanden naar de standaard van iedere klant.
Validatie van gestandaardiseerde bestanden
Naast many-to-one en one-to-many conversie van documenten, valideert en verrijkt 4Exchange de geconverteerde data met interne en / of externe masterdatabronnen. Zo wordt ook de kwaliteit van de informatie in documenten geoptimaliseerd. Daarnaast borgen we compliance van documenten met (inter)nationale wetgeving. Hier steken we veel tijd in, zodat onze klanten dit niet hoeven te doen.
4Exchange verzamelt alle inkomende documenten en bestanden van leveranciers, converteert deze naar uniforme databestanden, die inhoudelijk worden gevalideerd en verrijkt, en levert ze af aan ieder gewenst systeem.
4Exchange ontvangt alle te versturen documenten en bestanden, vanuit het eigen order to cash / boekhoud of ERP systeem; valideert en verrijkt de gegevens op inhoud; en converteert en verzendt de bestanden in de vorm en standaard, en via de ontvangstmethode waar de klant mee werkt.
DE ALLESKUNNER
4Exchange bestaat uit een breed scala van technieken waarmee ontvangen en te verzenden documenten realtime worden opgehaald, geconverteerd en verzonden in een gewenste standaard.
DE ONTZORGER
Leveranciers én klanten hoeven hun bestaande werkwijzen en documenten niet aan te passen, terwijl de eigen organisatie deze documenten in een digitale standaard tot haar beschikking heeft.
DE CONFORMIST
4Exchange valideert en verrijkt geconverteerde bestanden op basis van masterdatabronnen én borgt compliance met (inter)nationale wetgeving.
CONTACT
Behoefte aan grip op ontvangen en te versturen documenten?
Geef de digitale transformatie binnen jullie organisatie een flinke boost. Neem vandaag nog contact met ons op om de mogelijkheden van 4Exchange te bespreken of een demo te krijgen.
of