Elektronische facturatie

Elektronische facturatie is het geautomatiseerd verzenden van gestructureerde elektronische facturen vanuit één geautomatiseerd systeem naar een ander, waar ze zonder menselijke tussenkomst kunnen worden verwerkt.

Dit omvat niet alleen facturen, maar ook andere documenten zoals leveringsbonnen en bestellingen, die automatisch tussen leveranciers- en klantsystemen worden uitgewisseld.

Een elektronische factuur is een gestructureerd digitaal databestand waarin de factuurgegevens op een vaste locatie worden opgeslagen.

Bij het gebruik van de Peppol standaard worden de factuurgegevens opgeslagen op een specifieke locatie binnen de XML-structuur van het bestand. Deze gestandaardiseerde locatie maakt het mogelijk dat elektronische facturen automatisch worden verwerkt in de administratie, zonder dat handmatige tussenkomst nodig is.

Elektronische facturatie biedt tal van voordelen, vooral voor bedrijven in België, waar de administratieve lasten aanzienlijk zijn. Door over te stappen op elektronische facturatie kunnen bedrijven de administratieve lasten verlagen en efficiënter werken. Dit betekent minder tijd en geld besteden aan handmatige processen, zoals het invoeren van papieren facturen in boekhoudsystemen. Bovendien kan elektronische facturatie de kans op fouten verminderen, wat leidt tot meer nauwkeurige financiële gegevens en mogelijke kostenbesparingen op lange termijn.

In België zijn de kosten van administratieve lasten voor bedrijven in 2022 geraamd op 5,99 miljard euro, dus het overstappen naar elektronische facturatie kan een aanzienlijke bijdrage leveren aan het verminderen van deze kosten en het verbeteren van de algehele efficiëntie van bedrijfsprocessen.

Digitale PDF-facturen worden beschouwd als 'statische beelden' die een consistente weergave bieden op verschillende apparaten. Ze vereisen handmatige verwerking en zijn niet direct bewerkbaar of automatisch te verwerken. Met e-invoicing, zoals e-facturen, worden gestructureerde digitale documenten gebruikt, zoals XML of EDI-formaten, die automatisch kunnen worden verwerkt door financiële software. Dit betekent dat gegevens rechtstreeks en zonder menselijke tussenkomst in het systeem worden ingevoerd.

In tegenstelling tot digitale PDF-facturen, die handmatig moeten worden verwerkt en vaak leiden tot fouten en vertragingen, verhoogt e-invoicing de nauwkeurigheid en verkot het de verwerkingstijd financiële processen.

Het Mercurius-platform is een digitaal platform dat wordt gebruikt voor het uitwisselen van elektronische facturen tussen bedrijven. Het stelt belastingplichtige ondernemingen in staat om gestructureerde elektronische facturen veilig en efficiënt te verzenden en te ontvangen. Het platform is ontworpen om de administratieve processen te vereenvoudigen en de efficiëntie te verhogen door het gebruik van digitale facturatie. Minister Van Peteghem heeft het belang van digitale facturatie benadrukt als een middel om de btw-kloof te verkleinen en de administratieve lasten te verminderen.

Het Mercurius-platform is een van de digitale oplossingen die worden gebruikt om dit doel te bereiken. Door gebruik te maken van Mercurius kunnen bedrijven hun factureringsprocessen stroomlijnen en tegelijkertijd voldoen aan de Europese normen voor digitale facturatie.

Als u wilt beginnen met elektronische facturatie, zijn er enkele stappen die u kunt volgen om een soepele overgang te garanderen. Ten eerste is het essentieel om te controleren of uw organisatie klaar is voor elektronische facturatie en of uw financiële systemen compatibel zijn met de vereiste standaarden. Vervolgens kunt u zich aanmelden bij het Peppol-netwerk, een veilig en betrouwbaar platform voor het uitwisselen van elektronische facturen met andere organisaties, inclusief overheidsinstanties. Het Peppol-netwerk biedt een plug-and-play-oplossing die naadloos kan worden geïntegreerd met uw bestaande ERP- of financiële systemen. Bovendien kunt u profiteren van ondersteuning van dienstverleners zoals 4Exchange, die u kunnen begeleiden bij het proces en ervoor zorgen dat uw overstap naar elektronische facturatie soepel verloopt.