Borg de kwaliteit van ontvangen en te verzenden documenten
Validatie en verrijking van documenten op basis van masterdata bronnen
of 
4EXCHANGE
Standaardisatie én validatie
4Exchange zorgt dat de wirwar aan documenten die leveranciers versturen en klanten willen ontvangen, voor de eigen organisatie digitaal én gestandaardiseerd verloopt. Many-to-one-to-many dus.
Dit maakt documentstromen niet alleen transparant en traceerbaar, maar maakt het ook mogelijk om deze documenten volledig automatisch te verwerken met purchase to pay, order to cash en / of ERP systemen.
Maar 4Exchange biedt nog een hele waardevolle toevoeging: het valideren van de informatie in ontvangen en te versturen documenten.
DATAKWALITEIT
Documenten automatisch valideren met masterdata
Voordat data in of uit ERP, purchase to pay of order to cash systemen wordt ingevoerd of gehaald, kan 4Exchange de data automatisch valideren, corrigeren of verrijken op basis van jullie eigen masterdata bronnen en / of externe data bronnen. Zo kan de kwaliteit van ontvangen of te versturen documenten worden geoptimaliseerd voor jullie eigen proces en die van de klant.
EXCEPTION MANAGEMENT
Automatisch opvolgen van uitzonderingen
Documenten (databestanden) die niet kunnen worden gevalideerd of gecorrigeerd, worden uit de reguliere stroom gehaald. Conform zelf in te stellen regels, kunnen deze uitzonderingen automatisch worden opgevolgd.
Afhankelijk van de fout kan een document worden voorgelegd aan een eigen medewerker of bijvoorbeeld een contactpersoon bij de leverancier. De contactpersoon ontvangt bijvoorbeeld automatisch een e-mail met het verstuurde document plus opgaaf van reden.
VOORBEELD
Factuurvalidatie
4Exchange haalt facturen op uit een of meerdere bronnen. Zo worden e-mailboxen uitgelezen en PDF bijlagen automatisch omgezet naar een uniforme datastroom. Elektronische facturen (e-facturen) worden via iedere distributiemethode opgevangen, omgezet en in dezelfde datastroom gevoegd.
De data wordt vervolgens vergeleken, gecorrigeerd of verrijkt op basis van data uit het ERP- of ordersysteem, maar ook op basis van externe databronnen, zoals de KvK of de btw-database van de Europese Commissie. De leveranciersherkenning kan bijvoorbeeld worden ingericht door een combinatie van IBAN-, KVK- of BTW-nummer.
Na aanvulling en correctie zal de factuur in XML, incl. de originele PDF afbeelding en inclusief eventuele codering, automatisch worden aangeboden aan jullie purchase to pay / ERP / boekhoudsoftware.
