Ontvangen PDF documenten omzetten naar XML bestanden
Direct klaar voor verwerking met ieder systeem.
of 
LEVERANCIERS
Veel tijd kwijt aan het invoeren van PDF's?
Veel documenten worden door leveranciers als PDF bijlage per e-mail toegestuurd, zoals orderbevestigingen, pakbonnen en facturen. De informatie in deze PDF documenten moet een weg vinden naar een of meerdere purchase to pay of ERP systemen.
PDF documenten zonder of met beperkte datalaag moeten eerst met OCR software worden omgezet naar data. De layout van PDF afbeeldingen verschilt per leverancier en kan door hen worden gewijzigd. Hierdoor worden herkenningstemplates in OCR software aangemaakt én onderhouden. Tijdrovend, foutgevoelig en daardoor kostbaar.
PDF-TO-XML
Realtime conversie naar uniforme XML bestanden
4Exchange neemt al het werk uit handen. PDF documenten worden direct bij ontvangst omgezet naar gestandaardiseerde XML bestanden (óf een ander gestructureerd data formaat). Het geconverteerde bestand wordt, samen met het originele PDF document, aangeleverd aan ieder gewenst purchase to pay / ERP systeem.
Aanvullend kan direct na het omzetten validatie van de data plaatsvinden op basis van geselecteerde masterdatabronnen. Zo ontstaat er niet alleen een uniforme stroom aan data, maar wordt ook de kwaliteit ervan geoptimaliseerd.
VOORBEELD
Factuurontvangst
Het handmatig invoeren of omzetten van 100, 500 of 1000 PDF facturen per dag, is een tijdrovende klus. Binnen onze expertise van document automatisering hebben wij verregaande kennis in het converteren van de wirwar aan facturen afkomstig van 1000-en leveranciers.
4Exchange fungeert als laag tussen de facturen die leveranciers versturen en de ERP en factuurverwerkingssytemen die in gebruik zijn. 4Exchange leest e-mailbox(en) uit en converteert de PDF bijlage, zowel machine-readable als niet-machine-readable, naar een XML bestand of een ander gestructureerd bestandsformaat.
De relevante data van de ontvangen factuur kan conform een nationale standaard ook automatisch worden geleverd aan een geaccrediteerde dienstverlener ten behoeve van factuurregistratie.
DE ALLESKUNNER
De 4Exchange motor biedt een breed scala aan technieken waarmee documenten continue 1) worden opgevangen, 2) worden omgezet naar een data standaard, en 3) worden doorgestuurd naar purchase to pay / ERP systemen. 4Exchange faciliteert hiermee de digitale transformatie van bedrijfsprocessen.
Naast PDF naar XML conversie, zet 4Exchange ook andere vormen en soorten documenten om naar de gewenste digitale standaard.
DE ONTZORGER
4Exchange werkt als platform tussen purchase to pay / ERP systemen en de verzendkanalen van leveranciers. Dankzij 4Exchange hoeven leveranciers zich niet aan jullie purchase to pay / ERP systemen aan te passen. Hierin schuilt de kracht van 4Exchange.
Leverancies kunnen hun PDF documenten blijven toesturen. Wij informeren hen actief over andere afleveradressen en monitoren de voortgang.
DE CONFORMIST
4Exchange biedt méér dan alleen conversie van PDF documenten naar uniforme databestanden.
We borgen dat de data voldoet aan nationale en internationale wetgeving.
Daarnaast valideert en verrijkt 4Exchange de data op basis van geselecteerde masterdatabronnen.
CONTACT
Toegestuurde PDF documenten als een uniforme datastroom ontvangen?
Geef de digitale transformatie binnen jullie organisatie een flinke boost. Neem vandaag nog contact met ons op om de mogelijkheden van 4Exchange te bespreken of een demo te krijgen.
of