Elk ontvangen document omgezet naar een digitale standaard
Realtime, touchless en compliant.
LEVERANCIERS
Een wirwar aan ontvangen documenten
Leveranciers sturen documenten toe in verschillende bestandsformaten (PDF, XML, CSV, UBL, et cetera) en via verschillende verzendmethoden (e-mail, portaal, netwerk, post). De informatie in deze documenten moet een weg vinden naar een of meerdere purchase to pay / ERP systemen.
Aan leveranciers vragen om documenten in één en dezelfde standaard aan te leveren is onbegonnen werk. Iedere leverancier heeft immers zelf te maken met 100-en / of 1000-en klanten, met ieder hun eigen wensen en systemen.
MANY-TO-ONE
Realtime conversie naar uniforme databestanden
Met 4Exchange wordt elk ontvangen document van iedere leverancier, direct omgezet naar een digitale standaard. Het geconverteerde bestand wordt samen met het originele document, aangeleverd in ieder gewenst purchase to pay / ERP systeem.
Aanvullend kan direct na het omzetten, een validatie van de data plaatsvinden op basis van geselecteerde masterdatabronnen. Hierdoor worden alleen de documenten die 100% correct zijn ontvangen. Documenten waar wat mis mee is, worden uit de stroom gehaald en apart opgevolgd.
VOORBEELD
Factuurontvangst
Het handmatig invoeren of omzetten van 100, 500 of 1000 facturen per dag, is een tijdrovende klus. Binnen onze expertise van document automatisering, zijn we gepokt en gemazeld in het converteren van de wirwar aan facturen, afkomstig van 1000-en leveranciers.
Facturen worden door 4Exchange opgehaald en ontvangen uit inboxen, portals, direct als e-facturen of uit netwerken als Ariba, Basware, Peppol, Tungsten, Pagero, Tradeshift, et cetera. Zelfs papieren- en PDF facturen worden door 4Exchange verwerkt. 4Exchange zet al deze facturen om naar een uniform databestand.
Een factuur kan conform een nationale verplichting ook worden afgeleverd bij een geaccrediteerde dienstverlener ten behoeve van factuurregistratie. Niet onbelangrijk gezien de toenemende handhaving op BTW regels door (buitenlandse) overheden middels e-facturatie.
DE ALLESKUNNER
4Exchange biedt een breed scala aan technieken waarmee documenten continue 1) worden opgevangen, 2) worden omgezet naar een data standaard, en 3) worden doorgestuurd naar purchase to pay / ERP systemen.
4Exchange faciliteert hiermee de digitale transformatie van bedrijfsprocessen. Flexibel, pragmatisch en snel.
DE ONTZORGER
4Exchange werkt als platform tussen purchase to pay / ERP systemen en de verzendkanalen van leveranciers. Dankzij 4Exchange hoeven leveranciers zich niet aan jullie purchase to pay / ERP systemen aan te passen. Hierin schuilt de kracht van 4Exchange.
Leverancies kunnen hun documenten blijven toesturen in het door hengewenste formaat en via het door hengewenste distributiekanaal. Wij informeren hen actief over eventueel andere afleveradressen en monitoren de voortgang.
DE CONFORMIST
4Exchange biedt méér dan alleen many-to-one conversie van documenten naar uniforme databestanden.
We borgen dat de data voldoet aan nationale en internationale wetgeving.
Daarnaast valideert en verrijkt 4Exchange de data op basis van geselecteerde masterdatabronnen.
CONTACT
Toegestuurde documenten als een uniforme datastroom ontvangen?
Geef de digitale transformatie binnen jullie organisatie een flinke boost. Neem vandaag nog contact met ons op om de mogelijkheden van 4Exchange te bespreken of een demo te krijgen.