3 min read
Bij het uitwisselen van data tussen systemen, zoals bijvoorbeeld voor het versturen van orders, kan je tegen enkele problemen aanlopen. In dit artikel nemen we enkele van deze problemen onder de loep en leggen we uit hoe ze opgelost kunnen worden.
Een van de meest voorkomende uitdagingen in een EDI proces (elektronische gegevensuitwisseling) is het op elkaar afstemmen van de verwachtingen. Dit kan variëren van het goed overleggen over welke data wordt uitgewisseld tot aan het inzichtelijk maken van het proces voor zowel de verzender als de ontvanger van de data. Hieronder bespreken we enkele specifieke situaties.
Menselijke tussenkomst voorkomen
Als financieel professional begrijp je het belang van efficiënte processen en nauwkeurige transacties. In het geval van EDI is het vermijden van menselijke tussenkomst een cruciale stap om fouten te minimaliseren en de operationele kosten te verlagen. Stel je voor dat elke order direct en naadloos wordt verwerkt in het systeem van de leverancier, zonder menselijke handelingen die de kans op fouten vergroten. Dit niet alleen versnelt het proces, maar vermindert ook de kans op fouten zoals verkeerde bestellingen of vertragingen in de levering, die kostbaar kunnen zijn voor je bedrijf. Het vermijden van menselijke tussenkomst is daarom niet alleen een kwestie van efficiëntie, maar ook van risicobeheersing en kostenbesparing.
Naast het vermijden van fouten bij het verwerken van orders zijn er nog andere scenario's waarbij het voorkomen van menselijke tussenkomst in EDI-processen waarde toevoegt voor financiële professionals. Denk bijvoorbeeld aan het beheer van facturatie. Door facturatieprocessen te automatiseren via EDI kunnen facturen direct worden gegenereerd en verzonden zodra een order is voltooid en goederen zijn geleverd, zonder dat handmatige invoer of verificatie nodig is. Dit vermindert de kans op fouten, versnelt het factureringsproces en verbetert de cashflow van het bedrijf.
Het probleem van order aanpassingen
Als financieel professional begrijp je de complexiteit die kan ontstaan wanneer aanpassingen in bestellingen worden doorgevoerd zonder voorafgaand overleg. Een veelvoorkomende uitdaging is het ontbreken van een gestandaardiseerde methode om wijzigingen te communiceren en goed te keuren in het EDI-proces.
Wanneer er een fout wordt gemaakt bij een handmatige bestelling, zoals het bestellen van een artikel dat niet op voorraad is, zou de leverancier kunnen besluiten het artikel uit de bestelling te verwijderen of zelfs een ander artikel als vervanging toe te voegen. Stel dat hij dit doet zonder je hierover te informeren. Dit kan leiden tot verwarring en vertragingen in je bedrijfsprocessen, want misschien herken je als verzender van de order het vervangend artikel niet, omdat deze niet eerder is opgevoerd in je systeem, of misschien wil je dit andere artikel helemaal niet.
Daarom is het van essentieel belang dat er een duidelijk proces wordt vastgesteld voor het beheren van wijzigingen in bestellingen, waarbij zowel de koper als de leverancier betrokken zijn.
Goede afstemming is cruciaal
Het is dus cruciaal dat er goed wordt afgestemd tussen de koper en de leverancier. Wat accepteer je wel en wat accepteer je niet? Menselijke handelingen op een EDI-order is meestal niet wenselijk. Het kan namelijk je proces in de soep laten lopen.
Als financieel professional ben je wellicht bekend met het concept van een Global Location Number (GLN) en de belangrijke rol die het speelt in elektronische gegevensuitwisseling (EDI). Een GLN is een uniek identificatienummer voor locaties, zoals bedrijfsentiteiten, magazijnen of fysieke vestigingen, en wordt gebruikt om deze locaties eenduidig te identificeren binnen een handelsnetwerk. Door GLN's te gebruiken in EDI-processen kunnen bedrijven efficiënt communiceren en transacties uitvoeren met verschillende handelspartners, omdat elke locatie op een gestandaardiseerde manier wordt vertegenwoordigd. Dit helpt verwarring te voorkomen en bevordert een soepele uitwisseling van gegevens tussen systemen, wat essentieel is voor een effectieve supply chain en financiële operaties. Daarom is het begrijpen van GLN's en het zorgvuldig afstemmen van deze identificatienummers tussen kopers en leveranciers van cruciaal belang om fouten te minimaliseren en de efficiëntie van EDI-processen te maximaliseren.
Sandra de Vries
Business Development Manager
Sandra is een deskundige op het gebied van digitale transformatie, met specialisatie in elektronische documentuitwisseling. Van e-facturatie tot documentvalidatie, Sandra biedt graag kennis en advies.
